Ombuigingen (ZBB)

Inleiding
In deze paragraaf maken we inzichtelijk hoe het staat met de realisatie van de Zero Based Budgeting maatregelen (ZBB). De gemeenteraad besloot in november 2021 om deze maatregelen te verwerken in de meerjarenbegroting 2022-2025.

De aanleiding voor deze bezuinigingen ontstond in het voorjaar van 2021. In de Perspectiefnota 2022 werd zichtbaar dat de financiële positie van Buren fors onder druk stond. Om het meerjarig evenwicht in de begroting 2022 te herstellen, stemde de gemeenteraad in met een pakket van 39 maatregelen. Dit betekende een besparing van € 1,2 miljoen in 2022 die oploopt tot € 3,3 miljoen in 2025 en de jaren erna.

Stand van zaken in één oogopslag.
In 2022 en 2023 is er een flink aantal maatregelen gerealiseerd. De gerealiseerde maatregelen zijn in onderstaande tabel in beeld gebracht.

Gerealiseerde ZBB maatregelen in 2022 en 2023.

De actuele stand van zaken tot en met de begroting 2024 ziet er nu als volgt uit.

Helaas bleek een aantal maatregelen niet geheel of gedeeltelijk onhaalbaar en wordt er een aantal maatregelen later gerealiseerd dan gepland. Ten opzichte van de kadernota 2024 gaat het om de volgende bijstelling.

Dat brengt ons tot het volgende overzicht van de nog te realiseren ZBB maatregelen.

Toelichting op de voortgang van de nog te realiseren ZBB maatregelen
In dit hoofdstuk informeren we u per maatregel over de voortgang van de nog te realiseren maatregelen. Dat doen we aan de hand van de volgende vragen: 1) wat waren we van plan, 2) wat hebben we gedaan, 3) waar liepen we tegenaan en 4) wat is het financieel effect voor de meerjarenbegroting.

Transformatie Sociaal Domein bestaande uit:
a. 3.4 Implementatieplan WMO (2024 € 190.000 en m.i.v. 2025 € 270.000)
b. 3.5 Implementatieplan Jeugd (2024 € 785.000 en m.i.v. 2025 € 1.010.000)

a. Wat waren we van plan?
De visie Kansen Pakken is uitgewerkt in het Programma Transformatie Sociaal domein. In dit programma ligt de nadruk op het verlagen van de kosten, met name op het gebied van Wmo en Jeugd. Het programmaplan bestaat uit 7 programmalijnen waarin 64 acties zijn opgenomen.

In het programma staat centraal dat we moeten investeren op de korte termijn om besparingen te realiseren voor de middellange termijn. We bieden daarom extra welzijnsactiviteiten aan, zetten in op kwaliteitsverbetering en werken aan een monitor sociaal domein waarmee we de kosten beter kunnen volgen. Ook vinden we de samenwerking met onderwijs en huisartsen van belang. Zij kunnen bijdragen aan vroegsignalering en tijdige ondersteuning.

a. Wat hebben we gedaan?
Van de acties uit het programmaplan zijn er 40 (deels) behaald, 3 afgehandeld, verlopen 11 acties volgens planning en zijn er 10 acties vertraagd. De meeste vertragingen zijn veroorzaakt door personele wisselingen of samenwerking met partners die meer tijd vraagt. In november 2022 heeft het college besloten tot inzetten van twee aanvullende maatregelen, namelijk de huishoudcoach en schoolmaatschappelijk werk. Voor de zomer heeft de raad het besluit genomen over invoeren van een urgentielijst. Doordat aan de urgentielijst geen budgetplafond is gekoppeld, is het financieel effect daarvan minimaal.

b. Waar staan we nu?
Om tot de begrotingscijfers voor 2024 te komen, kijken we naar de financiële voortgang op de breedte van Wmo en Jeugd. We hebben realistisch gekeken naar de daadwerkelijke kosten van de afgelopen jaren (2020-2023), de ontwikkeling van het aantallen unieke cliënten in de verschillende productcategorieën en de te verwachte vergrijzing. De te verwachte kostenstijgingen door nieuwe CAO afspraken hebben we in het vizier, maar worden verwerkt met een indexatie in de eerste bestuursrapportage.

Als we voorzichtig ramen en nog rekening houden met enkele risico’s hebben we op Jeugd de ZBB opgave ruim behaald, er is zelfs een overschot van € 319.000. Afgezet tegen de ZBB opgave zien we op de Wmo een tekort voor 2024 van € 470.000. Door het overschot van Jeugd met het tekort van Wmo te verrekenen komen we uit op een tekort van € 151.000 voor de Wmo.

Kijkend naar de cijfers die nu beschikbaar zijn kunnen we op Jeugd nog een bedrag van rond de € 400.000 op de jeugdhulp extra af te ramen. Dit is een bedrag dat we met voorzichtig ramen zouden behouden om een tegenvallend aantal meldingen op te kunnen vangen. Met dit bedrag kunnen we het resterende tekort op de Wmo dekken. Bovendien blijft er daarna € 250.000 over die we op een stelpost plaatsen. Dit leveren we dus nog niet volledig in, om de komende jaren te kunnen zien of deze extra stap realistisch is.
Daarnaast wordt er in de risicoparagraaf een bedrag van € 600.000 opgenomen voor 2024 én 2025 om tegenvallers op te kunnen vangen die verband houden met de open einde regelingen die Wmo en Jeugdhulp zijn.

Gezien de maatschappelijke ontwikkelingen van de vergrijzing, het abonnementstarief en de oorlog in Oekraïne die leidde tot grote inflatie is het behalen van de ZBB opgave op deze manier een mooie prestatie.

Effect voor de begroting 2024-2027
De bezuiniging op Jeugd is behaald. Voor Wmo niet. Als we de plus op Jeugd en de min op Wmo met elkaar verrekenen, dan hebben we de ZBB-opgave gehaald.

4.1 Afstoten vastgoed en cultureel erfgoed (2023 417.000 en m.i.v. 2024 € 625.000)

a. Wat waren we van plan?
Aanvankelijk was de bezuinigingsopdracht afgebakend op de onderdelen gronden, beheer woningen en woonwagenstandplaatsen, kluswagen, monumentale panden, cultureel erfgoed en personeelskosten vastgoed.

b. Wat hebben we gedaan?
Door het bureau Republic is medio 2022 een haalbaarheidsonderzoek uitgevoerd naar de haalbaarheid van dit voornemen. De conclusie van dit onderzoek is, dat een deel van de voorgenomen bezuinigingen niet of lastig realiseerbaar is. Voor bepaalde monumentale panden wordt de slagingskans van verkoop erg laag ingeschat. Daarnaast geldt, dat er in bepaalde situaties sprake is van lopende overeenkomsten, waardoor de mogelijkheden tot bezuiniging op de korte termijn beperkt zijn.

Ook geldt dat het bezuinigen op het beheer en onderhoud door verkoop in sommige situaties niet verstandig is. De gronden in bezit van de gemeente leveren momenteel een positief exploitatiesaldo op. Het afstoten van (een deel) van deze gronden leidt niet tot besparing. Dit geldt overigens ook voor een deel van het vastgoed (woningen, Heerenlogement en Poortgebouw). Daarnaast hebben de grondposities een (potentiële) strategische waarde. Mogelijk kunnen zij op enig moment worden gebruikt voor (her)ontwikkeling, worden ingebracht voor grondruil, waterberging of benutting voor duurzaamheidsopgaven.  

a. Waar liepen we tegen aan?
De contouren voor een integraal vastgoed en accommodatiebeleid zijn aan de raad voorgelegd in de vorm van het ‘uitwerkingskader vastgoed en accommodatiebeleid’. De raad heeft hiermee ingestemd op 30 mei 2023. Daarmee is het realiseren van de totale bezuiniging in 2024 niet realistisch en verschoven (conform raadsvoorstel) naar het einde van 2016. Aan de hand van het uitwerkingskader   is inmiddels een uitvoeringsplan opgesteld en een projectleider aangesteld.

Er bestaat enige mate van onzekerheid of de voorgenomen bezuiniging voldoende resultaat oplevert(ZBB). Door het afstoten van vastgoed en door het beheer meer op afstand te plaatsen en onder te brengen bij partijen die dit efficiënter en effectiever kunnen, kan weliswaar worden bespaard. We zijn daarbij echter wel sterk afhankelijk van derden en de marktsituatie.
Ook de verhouding (op basis van het oorspronkelijke ZBB-besluit vastgoed) tussen de bezuiniging op de personeelslasten in relatie tot de bezuiniging op de vastgoedexploitatie (75% versus 25%) maakt de opgave complex. Zeker indien in ogenschouw wordt genomen, dat in het uitwerkingskader ervan uit wordt gegaan dat gronden, sportaccommodaties en gymzalen in principe niet worden verkocht.

De voorgenomen bezuiniging op de personeelslasten vastgoed is in 2024 grotendeels gerealiseerd als gevolg van in- en externe personeelsverschuivingen. Omdat de vastgoedtaken nog blijven bestaan worden de personeelslasten de komende jaren vooralsnog met incidentele middelen bekostigd.

Effect voor de begroting 2024-2027:
Van de geraamde bezuiniging wordt € 529.500 gerealiseerd. € 95.500 wordt in 2024 nog niet gerealiseerd. Vooralsnog gaan we ervan uit dat we de € 95.500 voor 2025 en verder wel gaan realiseren.

De gerealiseerde bezuiniging op de vaste personeelslasten vanaf 2024 geeft een probleem omdat de taken bij het team Vastgoed nog niet minder zijn geworden. Voor het uitvoeren van het reguliere werk is tijdelijke inhuur nodig. Vooralsnog gaan we uit van inhuur tot en met 2026. Hiervoor ramen we         € 434.000 in 2024, € 384.000 in 2025 en € 334.000 in 2026.

6.6 Postzaken (m.i.v. 2023 € 30.000)

a. Wat waren we van plan?
We waren van plan door middel van een aantal gerichte acties de portokosten naar beneden te brengen. Dit betrof onder andere het invoeren van digitale handtekening, inwoners stimuleren digitaal met ons te communiceren en processen en bedrijfsvoering aanpassen op digitale post.

b. Wat hebben we gedaan?
De inrichting voor de digitale handtekening is gerealiseerd. Teams hebben training ontvangen (behalve Sociaal domein) hoe te werken in het zaaksysteem en daar waar mogelijk per mail contact te hebben met de inwoner.

c. Waar liepen we tegen aan?
Het blijkt dat onze inwoners nog niet digi-klaar zijn. Uit de enquête dienstverlening blijkt dat er meer dan 70% respons op papier terug is gekomen. De gemeente kan pas digitaal reageren op een inwoner als de inwoner de gemeente zelf ook via e-mail benadert. In veel gevallen gebeurt dit nog niet. Voor de WOZ wordt ‘mijn overheid’ reeds gebruikt. Ook uit cijfers van de verstuurde WOZ brieven blijkt dat ruim 60% op papier is gegaan en minder dan 40% digitaal.
Daarnaast wordt een toename van het aantal aangetekende brieven aan inwoners gesignaleerd. De kosten per aangetekende brief bedragen € 10. Tot slot zien we dat de portokosten de afgelopen jaren met bijna 6% gestegen zijn.

Wat zijn we van plan:
We blijven inzetten op zoveel mogelijk digitale communicatie.
Daarnaast onderzoeken we of we via het portaal ‘mijn overheid’ tevens het portaal ‘mijn berichten’ kunnen installeren. Op het moment dat ‘mijn berichten’ is geïnstalleerd kunnen we via de app communiceren met de inwoners die deze app hebben.

Uit bovenstaande kunnen we opmaken dat de bezuiniging op postzaken die we voor ogen hadden niet realiseerbaar is. Door de invoering van nieuwe methoden en mogelijkheden schatten we in dat de het aantal poststukken de komende jaren zal zakken, maar een besparing van 30.000 per jaar lijkt niet realistisch.

Effect voor de begroting 2024-2027
De jaarlijkse volledige bezuiniging van 30.000 is niet realistisch. Deels (13.000) kan dit structureel opgevangen worden binnen bestaande budgetten. De resterende 17.000 wordt structureel als nadeel verwerkt.

6.7 Rationalisering applicatie landschap (m.i.v. 2023 € 55.000)

a. Wat waren we van plan?
Door rationalisering van het applicatie landschap zijn we in staat om applicaties verspreid door de gehele organisatie (met gelijke functionaliteit en/of die niet of nauwelijks meer worden gebruikt) samen te voegen of te vervangen door een centrale applicatie en de lopende contracten hiervan te beëindigen.  

b. Wat hebben we gedaan?
Een eerste inventarisatie van applicaties die we niet meer gebruiken leverde een besparing op van
€ 22.500. Het tweede deel van het onderzoek naar het gebruik van en inzichtelijk maken van applicaties is in volle gang. Bijkomend voordeel van het op orde brengen van het applicatielandschap is dat er een totaaloverzicht ontstaat van in gebruik zijnde applicaties.

c. Waar liepen we tegen aan?
Op dit moment is nog geen financieel beeld te schetsen. De volledige besparing zal in 2024 nog niet behaald worden omdat contracten opgezegd dienen te worden die in veel gevallen een doorlooptijd hebben.

Effect voor de begroting 2024-2027
In 2024 zal de beoogde besparing deels gerealiseerd worden vanwege nog lopende contracten. (Nadeel: 22.500)

6.8 Optimalisering zaakgericht werken (m.i.v. 2025 € 75.000)
6.10 Optimalisering bestuurlijk proces (m.i.v. 2025 € 25.000)

a. Wat waren we van plan?
Beide voorstellen hebben als doel het handmatig handelen te verminderen en om te zetten in efficiënte digitale volgsystemen. Hierdoor is er aanzienlijk minder administratieve ondersteuning nodig. Dit leidt tot kwaliteitsverbetering, toegankelijke en 24/7 beschikbare informatie, we voldoen aan de geldende wet- en regelgeving (Wet Open Overheid, Archiefwet etc.) en we besparen kosten.

b. Wat hebben we gedaan?

• Optimalisering zaakgericht werken:

We hebben het zaakgericht werken intern geëvalueerd en naar aanleiding daarvan de eerste verbeteringen doorgevoerd.

• Optimalisering bestuurlijke proces:

We hebben het huidige interne bestuurlijke proces in beeld gebracht. Aan de hand hiervan zijn handleidingen geschreven voor JOIN en Ibabs. De eerste quick wins zijn uitgevoerd. De verdere uitrol van het optimalisering van het bestuurlijk proces staat gepland voor einde 2023.

In het eerste kwartaal van 2023 is de Adviseur digitale informatievoorziening gestart. Dit n.a.v. het aanbevelingsrapport datadiefstal. In de tweede helft van 2023 wordt een voorstel met uitvoeringsplan gerealiseerd om de informatiehuishouding binnen de gemeente Buren op orde te brengen. Optimaliseren zaakgericht werken en Optimalisering bestuurlijk proces krijgen hierin een prominente plaats.

c. Waar liepen we tegen aan?
Er was geen formatie beschikbaar om de Informatiehuishouding gestructureerd vorm te geven. Met de komst van de adviseur digitale informatievoorziening en herschikking van taken zijn we formatief op orde om hier invulling aan te geven. Met een concreet uitvoeringsplan rollen wij dit stapsgewijs uit.
Deze processen zijn door de hele organisatie verweven en zijn formatief. De ZBB bezuiniging is hiermee realistisch en realiseerbaar.
Er zijn binnen de organisatie voorbereidende stappen gezet voor het zaakgericht werken. De ervaring leert dat het zeker een jaar tijd kost om dit ‘ingebed’ te krijgen binnen de organisatie.

Daarnaast werkt het sociaal domein met een ander systeem welke geen functionaliteit heeft om de zaken/dossiers te archiveren. Hierdoor moet gekeken worden hoe dit ondervangen kan worden. Het is noodzakelijk dat er een nieuw systeem aangeschaft wordt of dat dossiers naar het huidige zaaksysteem overgebracht worden. Deze actie zal in co-creatie met het sociaal domein opgepakt moeten worden.

Het betreft hier indirecte kosten/besparingen die door de hele organisatie opgebracht dienen te worden. Per organisatie onderdeel zal er om die reden een ‘besparingspercentage’ aan gehangen worden.

Effect voor de begroting 2024-2027
De volledig beoogde besparingen zullen stapsgewijs gerealiseerd worden. De organisatie minus sociaal domein in 2025. Het sociaal domein in 2027.

6.9 In gebruik name BI tool (m.i.v. 2025 € 50.000)

a. Wat waren we van plan?
Een BI-tool inzetten om te komen tot realtime (management-/sturing)informatie. Hierdoor kunnen goede rapportgages en analyses worden gemaakt uit diverse interne- en externe gegevensbronnen. Hiernaast kunnen een aantal in gebruik zijnde rapportagetools worden uit gefaseerd. Dit werkt zeer efficiënt en kostenbesparend.

b. Wat hebben we gedaan?
In 2023 realiseren wij het Plan van Aanpak voor de BI-Tool. In het laatste kwartaal van 2023 volgt de aanbesteding en in 2024 de implementatie hiervan. In 2025 kunnen wij hiermee de besparing realiseren. Wij stellen voor het plan van aanpak te vertragen Om een goede BI-tool te kunnen installeren is het nodig om eerste de basis op orde te krijgen, onder meer door de invoering van zaakgericht werken. Zoals vermeld kost dit tijd om dit goed te doen. Als de basis op orde is kan een BI-tool sturingsinformatie geven.

Deze besparing zal indirect tot stand komen en niet direct inzichtelijk gemaakt kunnen worden door domein dienstverlening. Door de inzet van een BI-tool wordt door interne en externe bronnen management informatie centraal en integraal verkregen waardoor bestaande verschillende losse tools niet meer nodig zijn. Dit levert een tijds- en geldbesparing binnen de vakafdelingen op. Daarnaast zal door concrete realtime informatie scherper gestuurd kunnen worden.

c. Waar liepen we tegen aan?
De kosten gaan voor de baten uit. In 2023/2024 staat hiervoor een investering gereserveerd (Datagericht werken BI-tool).

 Effect voor de begroting 2024-2027
 De indirecte ZBB besparing zal gerealiseerd worden in 2026/2027.

6.14 Gemeentehuis (€ 200.000 in 2023 en m.i.v. 2024 € 250.000)

a. Wat waren we van plan?
Voor de exploitatie van het gemeentehuis is een bezuiniging opgenomen van € 200.000 in 2023 en € 250.000 vanaf 2024. De opdracht is om de inkomsten te vergroten door meer ruimten in het gemeentehuis te verhuren. Daarnaast is er voor 2022 eenmalig € 50.000,- gereserveerd om hiervoor een business case op te stellen. Deze opdracht is gegund aan HEVO en heeft in 2022 plaatsgevonden. Het HEVO rapport maakt duidelijk dat het genereren van meer inkomsten door verhuur niet realistisch is.  

b. Wat hebben we gedaan?
Om toch de besparing van het ZBB besluit te realiseren, heeft HEVO ook alternatieven onderzocht om het gemeentehuis op een juiste wijze te herbestemmen en een passende huisvesting te creëren voor de gemeenteraad, het college en de gemeentelijke organisatie. Dit heeft geleid tot een zestal scenario’s. Op 12 juli 2022 heeft het college besloten de marktconsultatie op te starten om de haalbaarheid van drie voorkeursscenario’s te onderzoeken. Met de gemeenteraad hebben wij op 21 februari 2023 een beeldvormende bijeenkomst gehouden over de toekomst van het gemeentehuis. Aansluitend zijn er drie scenario’s uitgewerkt, waarvan een scenario de ZBB besparing oplevert. Op 30 mei 2023 heeft hierover besluitvorming plaats gevonden in de gemeenteraad. In deze besluitvormende vergadering van de gemeenteraad heeft de raad gekozen voor het scenario voor het voorkeursscenario Het gemeentehuis verkopen en een nieuw gemeentehuis bouwen op grond van de gemeente Buren (“Nieuwbouw”).

c. Waar liepen we tegen aan?
Na besluitvorming door de raad is het vervolgproces voorspoedig verlopen. We zijn overgegaan tot uitvoer van het besluit van de gemeenteraad. Op 25 augustus 2023 is het gemeentehuis verkocht aan de toegelaten instelling Thius. De komende drie jaar huren wij het gehele gemeentehuis van hen en realiseren we een compact, duurzaam nieuw gemeentehuis. Met de verkoop hebben we besparingen kunnen realiseren. Over drie jaar wordt het gemeentehuis getransformeerd tot 75 appartementen met een sociale huur.

Effect voor de begroting 2024-2027
De ZBB besparing voor 2024-2027 wordt gerealiseerd. Bovenop de ZBB besparing is bij het raadsbesluit herbestemming gemeentehuis een extra voordeel geraamd. Bij de eerste burap 2023 is er structureel extra budget toegekend voor de toename in energielasten. In de begroting 2024 blijkt een groot deel van dit extra budget niet nodig te zijn door gunstigere tarieven voor gas en elektra vanaf 2024. Onder aan de streep resulteert dit in een voordeel in de begroting 2024 t/m 2027.

6.22 Abonnementen en kantoorbenodigdheden (m.i.v. 2023 € 10.000)

a. Wat waren we van plan
Het sterk verminderen van de kosten voor abonnementen, lidmaatschappen en kantoorbenodigdheden.

Hiertoe is besloten een minimum aantal abonnementen te behouden, te weten:

• Bijdrage aan de GVU
• Bijdrage VNR
• Bijdrage Gelderland Academie van VNG
• Contributie VNG (€ 1.620)

Deze bezuiniging is te realiseren door de actualisatie van abonnementen en lidmaatschappen en door meer digitaal werken. Hierdoor zijn minder kantoorartikelen zoals schrijfblokken, pennen, papier en enveloppen nodig.

b. hebben we gedaan?
De organisatie brede actualisatieslag van het aantal abonnementen en lidmaatschappen is nog niet uitgevoerd. Deze acties staan gepland voor het derde en vierde kwartaal van 2023.
Er is een organisatie brede uitvraag gedaan op basis van lopende abonnementen. Dan hebben we weer een actueel overzicht van de abonnementen die we gebruiken. Ondanks dat de meeste abonnementen behouden moeten blijven kan er toch een besparing van 2400,- gerealiseerd worden op abonnementen (deze valt in 2024).
Daarnaast zal de komende periode nog meer inzicht worden verkregen in structurele niet beïnvloedbare lidmaatschappen versus incidentele beïnvloedbare (kantoor)kosten.

c. Waar liepen we tegen aan?
Mede door de effecten en de nasleep van de data diefstal in 2022, welke op heel domein dienstverlening een grote impact heeft gehad, heeft de uitwerking van de ZBB actie ‘abonnementen en kantoorbenodigdheden’ vertraging opgelopen. In de tweede helft van 2023 worden de abonnementen en lidmaatschappen getoetst dan wel stopgezet. De besparing voor 2023 zal hierdoor niet gerealiseerd worden.

De uitrol van de digitale handtekening zal bijdragen aan een forse afname van het gebruik van kantoorartikelen. De financiële effecten hiervan zullen m.i.v. 2024 zichtbaar worden.

  Effect voor de begroting 2024-2027

  De beoogde besparing wordt met ingang van 2024 gerealiseerd.

6.23 Kosten OZB (m.i.v. 2023 € 27.000)

a. Wat waren we van plan?
Doelstelling van deze ZBB maatregel was om de uitvoeringskosten voor de Onroerend Zaak Belasting (voortaan OZB) naar beneden te brengen met € 27.000.

b. Wat hebben we gedaan?
We hebben in 2022 geprobeerd door werving van nieuwe medewerkers bij belastingen de kosten voor externe inhuur te beperken en hiermee invulling te geven aan deze ZBB maatregel. In 2023 wordt er bij de 2de burap gekeken naar een alternatief dekkingsvoorstel.
Door de aanstelling van nieuwe medewerkers wordt de maatregel vanaf 2024 geëffectueerd.

c. Waar liepen we tegen aan?
Helaas is het in 2022 niet gelukt om nieuwe medewerkers bij het team belastingen te vinden en daarmee invulling te geven aan de ZBB maatregel. In 2023 zijn de vacatures gedeeltelijk ingevuld. Daardoor zal vanaf 2024 de ZBB besparing volledig worden gehaald.

Effect voor de begroting 2024-2027
In de begroting 2024-2027 wordt deze maatregel geëffectueerd. Door aanstelling van nieuwe medewerkers in loondienst kunnen we de kosten voor externe inhuur beperken.